Cuando un emprendedor contacta a un contador, normalmente no llega con una necesidad perfectamente definida. Puede decir que necesita “llevar la contabilidad”, “iniciar actividades” o “poner la empresa en orden”, pero detrás de esa solicitud puede existir una situación mucho más compleja.
Por eso, la primera reunión no debería utilizarse solamente para presentar servicios y hablar de precios. Su principal objetivo es comprender al cliente, identificar riesgos y determinar qué trabajo necesita realmente.
Una buena entrevista inicial también permite evitar cotizaciones demasiado bajas, expectativas poco claras y relaciones profesionales difíciles.
1. ¿La empresa ya está constituida?
Lo primero es determinar si existe jurídicamente una empresa o si la persona todavía está evaluando cómo formalizarse.
Si la sociedad ya fue constituida, conviene solicitar sus antecedentes básicos y verificar quién tiene la representación legal. Si aún no existe, el contador puede explicar qué decisiones deberían revisarse antes de elegir una estructura.
Constituir una empresa e iniciar actividades ante el SII son etapas diferentes. En las empresas creadas mediante el Registro de Empresas y Sociedades, el inicio de actividades se realiza posteriormente ante el Servicio de Impuestos Internos.
2. ¿La empresa inició actividades ante el SII?
Una sociedad puede estar constituida, pero todavía necesitar completar su formalización tributaria.
El aviso debe presentarse dentro de los dos meses siguientes a aquel en que comienza la actividad, según el SII.
Esta pregunta permite identificar si el prospecto necesita un servicio contable permanente o primero requiere completar su formalización.
3. ¿Cuál será su actividad real?
No basta con conocer una descripción general como “asesorías”, “comercio” o “servicios profesionales”.
Es importante preguntar:
- Qué venderá o qué servicios prestará.
- A quiénes les venderá.
- Si atenderá presencialmente o por internet.
- Si importará productos.
- Si tendrá inventario.
- Si desarrollará actividades afectas o exentas de IVA.
La actividad real influye en los códigos declarados, los documentos tributarios, el régimen aplicable y las obligaciones futuras.
4. ¿Qué domicilio utilizará la empresa?
El domicilio tributario suele aparecer tarde en la conversación, aunque puede condicionar el inicio de actividades, la acreditación ante el SII y la patente municipal.
El contador debería saber si se utilizará:
- Una propiedad del socio.
- Un inmueble arrendado.
- La dirección de un tercero.
- Una oficina virtual o domicilio tributario.
Cuando el emprendedor no desea emplear su vivienda o necesita una dirección compatible con su actividad, una oficina virtual puede complementar el trabajo del contador. Revise cuándo recomendar una oficina virtual a un cliente.
5. ¿En qué régimen tributario se encuentra?
Si la empresa ya funciona, se debe confirmar el régimen vigente. Si está comenzando, conviene evaluar cuál resulta coherente con su estructura, propietarios, ingresos proyectados y forma de retirar utilidades.
Esta decisión no debería adoptarse únicamente porque una alternativa parezca más simple. Debe analizarse considerando la situación particular del contribuyente.
6. ¿Ya emitió documentos tributarios?
Preguntar si la empresa ha emitido facturas, boletas u otros documentos ayuda a establecer desde cuándo existe movimiento efectivo.
También permite descubrir situaciones que requieren atención inmediata, como operaciones realizadas antes de ordenar adecuadamente el inicio de actividades o la documentación tributaria.
7. ¿Cuántos movimientos tendrá mensualmente?
Dos empresas del mismo tamaño pueden generar cargas de trabajo completamente diferentes.
Para cotizar correctamente es útil estimar:
- Cantidad de compras y ventas.
- Número de cuentas bancarias.
- Movimientos mensuales.
- Uso de efectivo.
- Operaciones en moneda extranjera.
- Necesidad de conciliaciones.
- Plataformas de venta utilizadas.
El precio debería relacionarse con el alcance y la complejidad del servicio, no solamente con el tamaño aparente de la empresa.
8. ¿Tendrá trabajadores?
Si contratará personal, la propuesta deberá considerar remuneraciones, cotizaciones previsionales, contratos y otras obligaciones laborales.
También es importante acordar quién entregará la información mensual y con cuánta anticipación.
9. ¿Quién administrará los documentos?
Una fuente frecuente de problemas no es la contabilidad misma, sino la entrega incompleta o tardía de antecedentes.
La primera conversación debería definir:
- Quién será el contacto responsable.
- Cómo se enviará la documentación.
- Qué día se entregarán los antecedentes.
- Qué ocurre si falta información.
- Qué herramientas se utilizarán.
10. ¿Tiene contabilidad anterior?
Si el prospecto viene de otro contador, se debe conocer el estado en que se recibirá la empresa.
Antes de cotizar conviene determinar si existen balances, declaraciones, registros, respaldos y accesos disponibles. Ordenar períodos anteriores es un servicio distinto de llevar regularmente la contabilidad futura.
11. ¿Ha recibido observaciones o notificaciones?
El prospecto debería informar si existen declaraciones pendientes, diferencias, giros, multas, bloqueos o comunicaciones del SII.
Esto ayuda a separar el servicio recurrente de cualquier regularización extraordinaria y a definir claramente el alcance del encargo respecto de períodos anteriores.
12. ¿Qué espera recibir del contador?
Algunos clientes solamente buscan cumplimiento tributario. Otros esperan informes de gestión, reuniones periódicas, planificación o respuestas inmediatas.
Preguntar por sus expectativas permite diseñar una propuesta clara y explicar qué está incluido, qué se cobra separadamente y cuáles serán los canales y tiempos de respuesta. También ayuda a comprender qué valoran las pymes al elegir un contador.
Cómo cerrar la primera reunión
La reunión puede finalizar con un breve resumen:
- Situación actual de la empresa.
- Necesidades detectadas.
- Antecedentes que debe entregar.
- Servicios que se propondrán.
- Próximo paso y plazo de respuesta.
No siempre es recomendable entregar un precio durante la conversación. Cuando faltan antecedentes, es más profesional revisar primero el alcance y enviar posteriormente una propuesta escrita.
Una orientación breve puede abrir una relación de largo plazo
Una conversación inicial bien estructurada permite que el emprendedor se sienta comprendido y que el contador evalúe si realmente puede ayudarlo.
La red de Alianza Contadores promueve precisamente este primer acercamiento: profesionales disponibles pueden orientar durante aproximadamente 20 minutos a nuevos clientes y prospectos de Domicilio Tributario, sin obligación de contratación.
Si después de la orientación ambas partes desean continuar, pueden acordar directamente los servicios, valores y condiciones de trabajo.